Secara harfiah, white paper berarti kertas putih. Namun, dalam hal marketing white paper bukan sekadar kertas putih, melainkan dokumen yang memuat informasi mulai dari latar belakang, konsep, teknologi, road map, dan tujuan dari suatu proyek.
Agar lebih memahami seluk beluk white paper, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Apa itu White Paper?
White paper merupakan dokumen sales dan marketing yang ditulis sebagai laporan untuk memberikan informasi kepada calon konsumen. Isinya mencakup solusi, poin, dan penjelasan yang mendalam tentang suatu proyek, termasuk produk atau layanan yang dimiliki oleh sebuah bisnis.
Secara umum, white paper merupakan dokumen atau konten yang menggali secara detail tentang suatu topik spesifik dan juga memberikan solusi terhadap masalah yang ada. Penggunaan white paper dalam dunia marketing sangat terkait dengan dokumen yang berisi informasi tentang produk atau topik tertentu.
Biasanya, dalam bidang bisnis, terutama dalam konsultasi, keuangan, dan sektor B2B, white paper digunakan sebagai sarana komunikasi dan presentasi.
Manfaat White Paper
Tujuan utama dari white paper adalah menyampaikan informasi terkait produk atau layanan yang diinginkan oleh calon konsumen. Selama membaca white paper, konsumen akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang produk, termasuk kelebihan dan faktor yang membedakannya dari kompetitor.
Berikut ini adalah beberapa manfaat utama yang diperoleh bisnis melalui penggunaan white paper:
- Meningkatkan kepercayaan dari target audiens
- Membantu pembaca memahami masalah yang dihadapi industri dan bagaimana mereka dapat mengatasinya
- Menghasilkan prospek berkualitas
- Meningkatkan brand awareness sekaligus menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dari proses tersebut.
- Membangun kepercayaan terhadap brand dan peluang untuk mendapatkan konsumen baru.
- Memberikan wawasan mengenai produk atau layanan yang ditawarkan.
- Mendukung keputusan pembelian dari konsumen
Tipe White Paper
Sebelum membuat white paper, penting untuk memahami tipenya terlebih dahulu. Dengan mengetahui jenis white paper ini, pebisnis dapat memilih yang sesuai dengan kebutuhan.
Berikut ini merupakan tiga jenis utama dari white paper yang biasanya digunakan:
-
Numbered List
Sesuai dengan namanya, white paper yang satu ini difokuskan pada poin-poin yang digunakan untuk menjelaskan topik atau informasi tertentu kepada audiens.
Tujuan dari white paper numbered list biasanya adalah meningkatkan brand awareness.
Fungsi utamanya adalah memberikan informasi umum yang menarik bagi calon konsumen, sehingga white paper numbered list biasanya digunakan di awal tahapan customer journey.
- Problem/Solution
White paper ini bertujuan untuk menawarkan solusi baru atau yang sudah ada untuk mengatasi masalah bisnis. Biasanya, white paper jenis ini digunakan untuk menarik perhatian dan memberikan pemahaman tentang produk atau layanan yang ditawarkan.
Penggunaan white paper ini tidak hanya membantu konsumen, tetapi juga merupakan langkah yang baik bagi bisnis.
White paper problem/solution menunjukkan pemahaman tantangan dan masalah yang mungkin timbul dari suatu produk atau layanan serta memberikan solusinya.
-
Backgrounder
Backgrounder adalah salah satu jenis white paper yang sering ditemui. Jenis ini berisi penjelasan mendalam tentang fitur dan manfaat dari produk atau layanan tertentu.
Tujuan white paper ini adalah membantu konsumen dalam pengambilan keputusan, sehingga berada pada tahap akhir customer journey.
White paper jenis ini membantu meyakinkan konsumen melalui informasi yang terkandung di dalamnya.
Siapa yang Menggunakan White Paper dan Kapan Diperlukan?
White paper digunakan oleh banyak pihak, mulai dari lembaga pemerintah, NGO, agensi media sosial, firma konsultan, dan institusi keuangan. Di masa sekarang, white paper juga digunakan oleh organisasi maupun perusahaan yang menggunakan content marketing.
Sebab, white paper mampu menarik konsumen baru dan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan.
White paper diperlukan saat instansi/lembaga/perusahaan memiliki proyek atau produk baru yang ingin diperkenalkan kepada target audiens ataupun pihak yang berkepentingan.
Melalui white paper, pembaca dapat memahami proyek atau produk dengan lebih baik sehingga akan mempengaruhi keputusannya terhadap proyek atau produk tersebut.
Cara Membuat White Paper
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam pembuatan white paper:
- Tetapkan tujuan
Definisikan tujuan white paper yang akan dibuat. Misalnya, untuk memberikan pengetahuan kepada pembaca, memecahkan masalah spesifik, mempromosikan produk atau solusi, atau membangun kredibilitas dalam industri.
- Pilih topik
Pilih topik yang relevan dengan industri yang digeluti dan menarik bagi target audiens. Pastikan topik tersebut memberikan nilai tambah dan solusi yang dapat diimplementasikan.
- Lakukan penelitian secara menyeluruh
Langkah selanjutnya ialah melakukan penelitian menyeluruh tentang topik yang akan dibahas dalam white paper. Kumpulkan data, statistik, contoh kasus, dan informasi terkait lainnya untuk mendukung argumen dan klaim yang diajukan.
- Buat struktur white paper
Setelah penelitian, buat struktur dasar white paper. Struktur ini biasanya terdiri dari ringkasan eksekutif, pengenalan, latar belakang, analisis masalah, solusi yang diusulkan, bukti pendukung, dan kesimpulan.
- Tulis isi atau konten
Sampaikan konten white paper dengan jelas, logis, dan informatif. Hindari menggunakan bahasa teknis atau jargon yang sulit dipahami oleh pembaca awam. Gunakan argumen yang kuat dan dukung pernyataan dengan data dan fakta yang relevan.
- Sertakan grafik dan ilustrasi
Manfaatkan grafik, tabel, diagram, dan ilustrasi lainnya untuk memperkuat dan memvisualisasikan informasi. Hal ini akan membantu pembaca memahami konsep secara lebih baik dan membuat dokumen lebih menarik secara visual.
- Penyusunan dan pengeditan
Setelah menulis, periksa dan sunting white paper untuk memastikan kejelasan, kelancaran, dan konsistensi. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau kesalahan fakta.
- Desain dan format
Buat desain white paper dengan tata letak yang menarik dan profesional. Gunakan heading, subheading, dan gaya format yang tepat untuk memudahkan pembaca dalam menavigasi dan memahami konten.
- Tambahkan halaman judul dan daftar isi
Sisipkan halaman judul yang menarik dan daftar isi yang rapi untuk memudahkan pembaca dalam navigasi.
- Tinjauan dan uji coba
Minta orang lain untuk meninjau white paper yang sudah dibuat dan mintalah saran. Lakukan uji coba terhadap target audiens untuk memastikan white paper ini efektif dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
Setelah melalui langkah-langkah di atas, dokumen ini dapat didistribusikan secara online melalui situs web, media sosial, email marketing, atau melalui kemitraan dengan pihak lain di industri yang relevan. Pastikan untuk mempromosikan dan membagikan dokumen ini kepada audiens yang relevan untuk mencapai hasil maksimal.
